Apa yang mesti anda pelajari dari Manajemen Kantor?

by: Harmon Chaniago, Drs. M.Si.

Ada banyak definisi tentang Manajemen Kantor, baik dari ahli luar maupun dari ahli di Indonesia. Namun pengertian Manajemen Kantor dapatlah dikatakan “Suatu aktivitas yang direncanakan, diorganising, dilaksanakan dan di awasi serta dilakukan disuatu tempat dengan menggunakan berbagai peralatan kantor secara efisien untuk menghasilkan informasi pada pihak yang dilayani”. Output suatu kantor adalah berupa informasi. Dengan demikian sangat aneh bila orang-orang yang bekerja pada suatu kantor ketika diminta informasi tentang sesuatu ditempat kerjanya, yang bersangkutan mengatakan tidak tahu, tidak mengenal, belum mendengar, dan seterusnya yang semuanya mengarah pada ketidak tahuan petugas akan fungsinya sebagai orang yang bekerja pada suatu kantor.

Nah bagaimana dengan anda? Apakah anda salah seorang yang bekerja di kantor? Atau mungkin mahasiswa yang sedang menekuni untuk dapat bekerja di kantor? Bila YA ada baiknya anda memahami betul apa yang perlu dipelajari tentang Manajemen Kantor. Pada gambar berikut ini penulis memberikan pedoman (inti) dari Manajemen Kantor.

Klik disini untuk melihat gambarnya!!!!! http://farm4.static.flickr.com/3222/2914976160_7693ac84e5.jpg?v=0

Gambar terluar mungkin bukan sesuatu yang asing lagi bagi pembaca, dimana dalam Manajemen Kantor kita membutuhkan fungsi manajemen. Ambilah salah satu fungsi manajemen dari G.R Terry yang terkenal tersebut (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling). Fungsi-fungsi ini dapat juga anda rubah dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya sesuai yang diinginkan. Lingkaran kedua dari luar adalah menggambarkan tugas-tugas orang-orang yang bekerja di kantor, dapat dikelompokkan atas:

1. Tugas yang bersifat operatif (Operational activity)
2. Tugas yang bersifat Managerial (Managerial Activity)

Namun tugas mana yang dilakukan oleh seseorang sangat tergantung pada posisi yang bersangkutan di organisasi/perusahaan tersebut.

Lingkaran ketiga dari luar menggambarkan bidang kerja seseorang secara rinci di kantor. Bidang kerja ini menggambarkan kemampuan atau skill yang harus dimiliki oleh calon-calon staf yang ingin kerja di kantor. Kumpulan dari beberapa skill tersebut akan membentuk Core Competence yang diperlukan seseorang di kantor, seperti terlihat pada lingkaran keempat dari luar. Inti dari semua itu adalah terwujudnya pelayanan informasi yang akurat dan cepat pada organisasi dan klien yang dilayani.