OFFICE AUTOMATION SYSTEM

by: Harmon Chaniago, Drs. M.Si.

1. Sekilas Tentang Office Automation System (OAS).

Office automation system (OAS) terkadang disebut juga dengan Virtual Office (VO), ia merupakan usaha yang dilakukan untuk mengotomatisasi kegiatan yang ada di kantor. Tujuan akhir dari OAS ini adalah mengurangi penggunaan kertas (paperless), peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja. Untuk mencapai tujuan OAS digunakan penggabungan berbagai teknologi IT (teknologi komputer dan internet).

OAS dimulai tahun 1960-an, ketika IBM mulai memasarkan komputernya kemudian OAS mulai berkembang tahun 1970-an. OAS mencakup semua sistem komunikasi formal & informal dari orang didalam maupun diluar perusahaan. Secara garis besar OAS mencakup penggunaan :

1. Komunikasi informasi
2. Sistem elektronik (penggunaan komputer dan pelengkapnya)
3. Penggunaan internet

Sebagai contoh negara yang telah memperoleh manfaat dari OAS adalah India. India telah membangun suatu jaringan komputer nasional yang murah, menghubungkan 430 distrik. Tersedianya jaringan ini memungkinkan proyek-proyek besar tentang piranti lunak dapat dikejakan bersama-sama dan diorganisasikan dengan menggunakan electronic mail dan pertukaran data. Dampak lainnya adalah perusahaan-perusahaan piranti lunak India saat ini juga melakukan pengambangan-pengambangan piranti lunak paket yang kemudian dipublikasikan oleh perusahaan-perusahaan Amerika. (http://www.elektroindonesia.com/elektro/no7a.html). Maknanya adalah salah satu komoditi India adalah piranti lunak tingkat dunia dan dikerjakan oleh orang-orang yang tidak saling ketemu secara fisik, geografis berjauhan tetapi pekerjaan tetap selesai dengan sinergis.

2. Siapa Pemakai OAS?

Bila kita amati, maka dewasa ini ada beberapa pemakai OAS, antara lain:

1. MANAJER (Top Manager, Midle Manager dan Lower

Manager)

Terdiri dari manajer/pimpinan baik perusahaan private, perusahaan milik pemerintah maupun pimpinan yang bekerja sebagai aparatur negara.

2. PROFESIONAL

Terdiri dari orang-orang yang bekerja pada berbagai perusahaan, sekretaris, staf kantor, ….

3. KLIEN

Terdiri dari klien/konsumen atau masyarakat umum yang melakukan komunikasi dengan organisasi tertentu.

3. Konsep Office Automation System

Konsenp OAS menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT (Information Technology mencakup hardware dan software) dalam berkomunikasi baik dengan satu orang/unit maupun banyak orang/unit untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless) dengan tujuan terjadinya peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja.

Secara sederhana konsep OAS menyambungkan beberapa peralatan IT via sebuah server. Server sebagai pusat pengendali untuk setiap workstation dan peralatan lainnya. Para pemakai (user) dapat saling berhubungan dengan pemakainya lainnya melalui server tadi. Semua informasi dan dokumen disimpan didalam server dan untuk memudahkan digunakan berbagai software yang dapat mengatur masing-masing pengguna workstation. Melalui penggunaan jaringan LAN (Local Area Network) dan Intranet serta Internet seorang user/pemakai akan dapat berkomunikasi dengan pemakai lainnya tanpa ditentukan/dibatasi oleh jarak dan waktu. Secara skematis digambarkan dalam bentuk sbb:

Gambar 1: Konsep Jaringan OAS

Dengan tersedianya server sebagai pengendali dan pengatur antar user/pemakai, maka akan terjadi sharing penggunaan:

• Software
• Hardware (seorang user bisa mencetak dimana saja, atau menerima berita dikomputer mana saja sesuai adress komputernya).
• Meningkatkanya kemanan data, karena setiap user yang akan menggunakan komputer, wajib memasukkan pasword-nya, dan tiap user hanya dapat meng-akses data sesuai level (right) yang telah ditentukan.

4. Fungsi OAS

Ada beberapa fungsi OAS, antara lain:

(4.1) Electronic Publishing

Yang termasuk kedalam sistem ini adalah wordprocessing dan desktop publishing. Beberapa software Word Processing antara lain: Ms-Word, Corel, Word Perfect. Kegunaannya untuk membuat berbagai dokumen kantor, memo, mencetak dan menyimpannya bila diperlukan. Sedangkan softawre Desktop publisihing seperti: Adobe Pagemaker, Corel VENTURA, Microsoft Publisher digunakan untuk membuat surat kabar, brosur, majalah atau buku.

Gambar 2: Flow Electronic Publishing

(4.2) Electronic Communication

Termasuk kedalam sistem komunikasi elektronik adalah:

· e-mail,

· voice mail,

· SMS (Short Message Send melalui HP atau internet)

· facsimile dan

· videoconference

Gambar 3: Flow Electronic Communication

(4.3) Electronic Collaboration

Sistem ini dibuat untuk menangani pekerjaan dalam bentuk tim yang dibatasi oleh jarak dan tersambung dalam satu jaringan. Pekerjaan tetap dapat dilakukan melalui:

· electronic meeting (misal melalui: Yahoo messeger, Meebo….)

· collaborative work systems and

· teleconferencing

Para pengguna dalam menyelesaikan pekerjaannya tidak harus bertemu dan bertatap muka secara fisik. Beberapa pekerjaan yang biasa dilakukan dengan Electronic Collaboration antara lain: update schedules and plans, cooperate on projects, and share information, discussion,…

Gambar 4: Flow Electronic Collaboration

High-tech meeting rooms help companies make more effective presentations. At some conference halls, like this one at the Chinzan-so Four Seasons Hotel in Toyko, small video screens are built into the table tops.

(4.4) Image Processing

Termasuk kedalam sistem ini adalah: manajemen dokumen elektronik, grafik presentasi dan multimedia. Sistem ini ditujukan untuk mengkonversi teks, gambar dan photo ke komputer dalam bentuk digital. Bentuk digital ini dapat diedit, disimpan dan dicetak setiap saat sesui keinginan users. Peralatan yang digunakan untuk membuat image processing antara lain:

· scanners,

· digital cameras,

· video capture cards, or

· advanced graphic computers.

Dokumen-dokumen yang sering menggunakan ‘image processing” antara lain: document medical records, dental records, and mortgage applications/permohonan obligasi.

Beberapa software yang beredar dipasaran antara lain: Microsoft Power Point, Lotus Freelance Graphics, and SPC Harvard Graphics.

(4.5) Office Management

Yang termasuk kedalam sistem ini antara lain: Pelengkap kantor elektronik, Jadwal Elektronik dan tugas-tagas manajemen. Sistem ini digunakan untuk membuat, mengedit dan mengalokasikan berbagai aktivitas manajemen organisasi serta memindahkan kegiatan yang tadinya dilakukan secara manual menjadi kegiatan elektronik, seperti:

· Mengorganizing orang-orang

· Menyajikan data dan daftar project

· Penanggalan data bisnis

· Pengaturan janji

· Pengaturan catatan

· Informasi contact client

(http://www.bookrags.com/Paperless_office)

Gambar 5: Contemporary Office Management

Gambar 6: Flow Office Management

5. Keuntungan dan Kerugian Menggunakan OAS

Pada bagian di atas telah diinformasikan penggunaan OAS akan berdampak pada sharing berbagai peralatan dan software. Beberapa manfaat atau keuntungan yang akan didapat bila menggunakan OAS antara lain:

1. Pengurangan biaya software
2. Pengurangan biaya peralatan (printer, fax, scanner, media penyimpan,...)
3. Pengurangan penghentian kerja
4. Peningkatan kecepatan kerja (hemat waktu)
5. Peningkatan keamanan data sesuai level security
6. Peningkatan akurasi data
7. Kemudahan pengontrolan hasil kerja
8. Kemudahan akses informasi bagi pimpinan
9. Kemudahan akses bagi klien/pihak luar tentang informasi tertentu

• Kelemahan:

10. Investasi lebih tinggi bila dibandingkan tidak menggunakan OAS
11. Peningkatan produktivitas kerja bagi pegawai yang skill dan daya saing perusahaan.

Disamping ada keuntungan penggunaan OAS, maka ada juga bebrapa kerugian penggunaan OAS antara lain:

1. Bagi pegawai yang unskill akan menimbulkan rasa takut kehilangan pekerjaan dan frustasi yang semakin tinggi bagi pegawai yang unskill.
2. Rasa tidak memiliki akan semakin tinggi, karena data semakin transparan terutama pada pimpinan yang lebih tinggi.
3. Hanya pegawai yang skill yang dapat bekerja pada kantor yang menggunakan OAS.
4. Investasi lebih rendah bila dibandingkan dengan kantor yang menggunakan OAS.

6. Strategi Penerapan OAS

Untuk menerapkan OAS ada beberapa strategi yang disarankan, antara lain:

1. Sediakan agen perubahan, dimana agen ini memiliki informasi yang lebih tentang OAS dan komputer
2. Sediakan berbagai sumber referensi tentang OAS, komputer dan internet.
3. Sediakan sumber daya komputer
4. Latih beberapa orang lainnya sebagai agen perubahan iklim kerja dari manual ke otomatis (menggunakan OAS)
5. Sediakan akses kesumber daya informasi yang ada (data, software dan hardware)
6. Sediakan perlengkapan non komputer
7. Gunakan berbagai fasilitas OAS secara perlahan-lahan.

7. Kesimpulan

Bagi perusahaan yang ingin menerapkan OAS hendaklah memperhatikan kemampuan SDM dan kemampuan keuangan perusahaan untuk menyediakan peralatan OAS. Penggunaan OAS untuk jangka panjang akan mendatangkan berbagai keuntungan serta meningkatkan pelayanan pada konsumen dan akhirnya akan meningkatkan daya saing perusahaan tersebut

Daftar Pustaka

----------. 2007. Slide Office Virtual, Gunadarma Univ.

http://www.elektroindonesia.com/elektro/no7a.html, di download 7 Januari

2008

Grantham, Lisa. 1995.Justifying office automation: benefits and problems Journal: Industrial Management & Data Systems ISSN: 0263-5577 Year: 1995 Volume: 95 Issue: 8 Page: 10 - 13 DOI: 10.1108/02635579510095733 Publisher: MCB UP Ltd

Kallaus, Norman F and Keeling, B Lewis. 1987. Administrative Office Management. Ninth Edition. South-Western Publ. Co. Cincinati.